Einleitung
Im Zusammenhang mit unserer Dienstleistung verarbeiten wir personenbezogene Daten. Diese können wir von Ihnen direkt empfangen haben, beispielsweise über unsere Website, per E-Mail, Telefon oder App. Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit unserer Dienstleistung von Dritten erhalten. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, wie wir mit diesen personenbezogenen Daten umgehen.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Welche personenbezogene Daten wir verarbeiten ist abhängig von der genauen Dienstleistung und den gegebenen Umständen. Häufig handelt es sich um folgende Daten:
· Name und Adresse
· Kontaktdaten (E-Mail-Adressen, Telefonnummern) und Name und Funktion der Kontaktpersonen
Ziele und Grundlagen der Verarbeitung
In einigen Fällen verarbeiten wir die personenbezogen Daten, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, aber meistens tun wir dies, um unseren Dienst leisten zu können. Einige Daten werden aufgrund der Praktikabilität und Effizienz erfasst, wobei wir hier davon ausgehen (können), dass dies in Ihrem Sinne ist:
· Kommunikation und Informationsbereitstellung
· Bestmögliche Bereitstellung unserer Dienste
· Rechnungsstellung und Inkasso
Vorstehendes bedeutet auch, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken nutzen oder Ihnen für Sie relevante Werbe- und Informationsmaterialien zukommen lassen. In einigen Fällen kann es durchaus vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten aus anderen Gründen verarbeiten möchten und werden Sie in einem solchen Fall ausdrücklich um Ihre Zustimmung bitten. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten, die wir durch Ihre Zustimmung verarbeiten dürfen, für andere oder weitere Zwecke nutzen wollen, werden wir Sie in einem solchen Fall vorab erneut um Ihre Zustimmung bitten. Schließlich können wir Ihre personenbezogenen Daten auch verwenden, um unsere Eigentumsrechte und die unserer Nutzer zu schützen und, sofern erforderlich, um Gerichtsverfahren zu erfüllen.
Übermittlung an Dritte
Im Zusammenhang mit unserer Dienstleistung können wir Dienste Dritter in Anspruch nehmen, beispielsweise wenn diese über Mittel verfügen, die wir selbst nicht im Haus haben. Es kann sich hier um sogenannte Verarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter handeln, die auf Basis Ihres Auftrags die personenbezogenen Daten verarbeiten werden. Weitere Dritte, die zwar streng genommen keine Verarbeiter der personenbezogenen Daten sind aber sehr wohl Einblick darin nehmen bzw nehmen können, sind beispielsweise unsere Systemverwalter, Zulieferer oder Online-Software Hosts. Sollte das Einbeziehen Dritter dazu führen, dass diese Zugriff haben auf die personenbezogenen Daten oder diese selbst erfassen und/oder anderweitig verarbeiten, werden wir mit den Dritten (schriftlich) vereinbaren, dass diese alle Verpflichtungen der Allgemeinen Datenschutz-Verordnung einzuhalten haben. Selbstverständlich werden wir ausschließlich Dritte einbeziehen, bei denen wir davon ausgehen können und dürfen, dass diese vertrauenswürdig sind, angemessen mit personenbezogenen Daten umgehen und zudem die Allgemeine Datenschutz-Verordnung einhalten können und werden. Dies bedeutet unter anderem, dass diese Dritten Ihre personenbezogenen Daten nur für vorstehende Zwecke verarbeiten dürfen. Natürlich kann es auch vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer gesetzlichen Verpflichtung an Dritte weitergeben müssen. Keinesfalls werden wir Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung zu kommerziellen oder wohltätigen Zwecken an Dritte weiterleiten.
Speicherdauer
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht länger verarbeiten als für den entsprechenden Zweck nötig (s. Abschnitt “Ziele und Grundlagen der Verarbeitung”). Dies bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten bis zum Erreichen des entsprechenden Zieles gespeichert werden. Bestimmte Daten müssen länger gespeichert werden (oftmals 7 Jahre), da wir uns an gesetzliche Aufbewahrungspflichten halten müssen (beispielsweise die steuerliche Aufbewahrungspflicht).
Sicherheit
Wir haben zum Schutz der personenbezogenen Daten organisatorische und technische Maßnahmen getroffen, soweit diese von uns verlangt werden können, unter Berücksichtigung des zu schützenden Interesses, des Stands der Technik und der Kosten der Sicherheitsmaßnahmen. Außerdem sorgen wir dafür, dass unsere Mitarbeiter eine korrekte und vollständige Anleitung zum Umgang mit personenbezogenen Daten erhalten und mit den Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen der Allgemeinen Datenschutz-Verordnung vertraut sind. Bei Bedarf geben wir Ihnen gerne weitere Informationen über unseren Schutz personenbezogener Daten.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Einsicht, Änderung oder Löschung der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erhalten haben (sofern dies keinen eventuell vorliegenden gesetzlichen Verpflichtungen widerspricht). Darüber hinaus können Sie Einspruch erheben gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (oder einen Teil davon) durch uns oder einen unserer Verarbeiter. Außerdem sind Sie berechtigt, die von Ihnen übermittelten Daten durch uns an Sie oder direkt an Dritte zu übertragen, sofern Sie dies wünschen.
Zwischenfälle mit personenbezogenen Daten
Sollte es zu einem Zwischenfall kommen hinsichtlich der personenbezogenen Daten (einem sogenannten Datenleck), setzen wir Sie, vorbehaltlich zwingender Gründe, darüber unverzüglich in Kenntnis, sofern die konkrete Möglichkeit besteht, dass sich dieser Zwischenfall negativ auf Ihre Privatsphäre auswirken könnte. Wir werden versuchen, Sie innerhalb von 48 Stunden nach Aufdecken des Datenlecks entsprechend zu informieren.
Beschwerden
Sollten Sie eine Beschwerde haben hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen. Sollte dies nicht zu einem zufriedenstellenden Ergebnis führen, dann haben Sie jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen.
Verarbeitung innerhalb des EWR
Wir werden die personenbezogenen Daten ausschließlich im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeiten, sofern keine weiteren schriftlichen Absprachen zwischen uns getroffen worden sind.
Hiervon ausgenommen sind Situationen, bei denen wir Kontakte über unsere Website und/oder Social Media Seiten zu ermitteln wünschen. Ihre Daten werden durch Dritte außerhalb der EU gespeichert bei Nutzung von Google Analytics, LinkedIn oder Facebook. Diese sind ‘EU-VS Privacy Shield’ zertifiziert, sodass sie sich an die Europäische Datenschutzverordnung zu halten haben. Im übrigen betrifft dies nur eine begrenzte Anzahl sensibler personenbezogener Daten, insbesondere Ihre IP Adresse.
Änderungen
Sicherlich wird unsere Datenschutzpolitik mit der Zeit geändert werden. Die aktuelle Version der Datenschutzerklärung ist logischerweise die geltende Ausführung und ist auf unserer Website zu finden.
Schlussbemerkung
Wir hoffen, Ihnen mit dieser Datenschutzerklärung einen guten Überblick über unsere Datenschutzpolitik gegeben zu haben. Sollten Sie weitere Fragen zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, melden Sie sich gerne. Erste Anlaufstelle für Datenschutzaspekte in unserem Hause ist M. Huurneman.
